Seberapa penting SOP anda?

Adalah fakta bahwa korporasi-korporasi besar sudah menerapkan konsep Total Quality Management (TQM) yang diimplementasikan dalam bentuk Standard Operational Procedure(SOP) yang komprehensif. Inilah salah satu yang membuat mereka semakin hari semakin bertambah besar.Dengan SOP tersebut mereka dapat dengan mudah melakukan langkah-langkah yang sistimatis, terstruktur sehingga siap untuk menguasai porsi marketyang selalu membesar. Dengan SOP tersebut, mereka dengan mudah menganalisa operasional bisnis mereka sehingga secara bertahap mereka dengan mudah:

  • Meningkatkan tingkat efisiensi biaya produksi
  • Meningkatkan tingkat efektitifitas kerja disetiap lini
  • Meningkatkan tingkat pertumbuhan penjualan yang pada gilirannya mengangkat pertumbuhan bisnisnya

Dengan SOP yang berpedoman kepada TQM tersebut, mereka dengan mudah mendapatkan sertifikasi berskala nasional, bahkan internasional. Mulai dari lebel “Halal” yang bersifat domestik-religi sampai dengan sertifikasi berskala internasional ISO 9000:2008.

Melalui SOP tersebut mereka dapat mengoleksi data secara kuantitatif sehingga semuanya menjadi sangat terukur. Dari data tersebut mereka dengan mudah mengimplementasikan sistim manajemen mutu yang lebih advance lagi, seperti misalnya Balance Score Card, Six Sigma, DMAIC, dan lain-lain

Bagaimana dengan biaya untuk itu semua? Tentu saja bukan biaya yang murah! Biaya yang tidak murah ini lebih sering disebabkan karena mereka memulai membuat SOPnya ketika bisnis mereka sudah mulai besar. Biaya-biaya tersebut akan sangat murah dan bisa ditekan sekecil mungkin jika mereka memulai SOPnya ketika mereka berada di periode awal mereka mulai berbisnis.

Jadi tidak ada kata lain bagi para Pebisnis untuk membuat SOP sekarang juga! Ya sekarang juga, ketika Pebisnis sudah mulai menyadari bahwa untuk mempercepat laju pertumbuhan bisnis diperlukan satu dokumen SOP yang komprehensif mengacu pada TQM.

Namun disadari pula bahwa banyak hal-hal yang masih menjadi tantangan bagi para Pebisnis untuk memulai membuat SOP, diantaranya adalah:

  • Belum memahami konsep TQM.
  • Kalaupun ada seminar TQM, kontennya lebih peduli kepada korporasi besar yang SDMnya memang sudah jauh lebih siap.
  • Banyak para Pebisnis Pemula yang sudah membuat SOP berupa narasi-prosedur, instruksi-kerja, dan lain-lain tapi belum terkoneksi dengan konsep TQM. Sehingga ketika bisnisnya sudah mulai besar dan mau memulai SOP dengan konsep TQM, SOP yang sudah terlanjur dibuat itu harus dikesampingkan dan memulai lagi dari nol.
  • SOP masih dilihat sebagai “another task” hingga suatu saat baru disadari ketika bisnis sudah mulai mebesar.

Bagaimanakah SOP sebaiknya ?

Picture

SOP yang baik tentu saja yang bisa dibaca dan dimengerti dengan mudah. Namun ini saja belum cukup jika SOP akan kita gunakan sebagai tool untuk melakukan continuous improvement (perbaikan berkelanjutan). Apalagi jika satu hari nanti kita akan meregistrasi SOP dimaksud ke lembaga resmi nasional maupun internasional seperti ISO 9001:2008 untuk mendapatkan Sertifikat Mutu / Quality.Terlepas dari soal continuous improvement dan Sertifikasi ISO 9001:2008, memulai membuat SOP adalah suatu yang mudah, bahkan sangat mudah. Kenapa bisa mudah? karena membuat SOP adalah Menulis-Apa-Yang-SUDAH-Anda-Kerjakan. Membuat SOP menjadi sulit ketika kita Menulis-Apa-Yang-AKAN-Anda-Kerjakan.Ketika kita Menulis-Apa-Yang-AKAN-Anda-Kerjakan maka akan terasa sulit sekali karena kita cenderung membuatnya sesempurna mungkin, sementara sumber daya -manusia maupun peralatan- kita yang di lapangan belum siap dalam mempersiapkan “angan-angan” kesempurnaan yang kita imajinasikan.

Maka mulailah dengan Menulis-Apa-Yang-SUDAH-Anda-Kerjakan. Tentu saja siapapun bisa. SOP bisa dibuat (tepatnya ditulis) dengan format Narasi  yang menjelaskan siapa melakukan apa secara berurutan. Sedikit lebih advance, ada yang menulis dalam bahasa flowchart atau workflow yang berupa gambar sehingga bisa lebih mudah dimengerti oleh  berbagai orang yang berbeda bahasa.


SOP Narasi
Picture
Picture
Jika flowchart dan workflow dikatakan sedikit lebih advance, maka sebenarnya ada yang lebih advance dan comprehensive tetapi tetap mudah dibaca dan dimengerti oleh end user. SOP semacam ini sudah disusun formatnya oleh penulis sehingga memudahkan mereka yang berminat untuk menyusun SOP yang comprehensive berpedoman dengan TQM, bahkan siap untuk disertifikasi ISO 9001:2008 tetapi tetap mudah dibaca dan dimengerti oleh end user sekalipun.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s