Property Management Admin System

Dalam tugas dan pekerjaannya sebagai pengelola gedung/ properti pada umumnya, administrasi yang baik adalah suatu persyaratan yang mutlak dalam suatu property management, selain kemampuan teknis dalam management, karena jenis pekerjaan yang dilakukan relatif sangat banyak , korespondensi, bahkan harus bisa dipertanggungjawabkan jika ada masalah ataupun sampai di audit oleh pihak ketiga.

Mengapa sistem adminstrasi yang baik ini perlu? Secara garis besar, pekerjaan yang dilakukan oleh property manager:

1. Pengelolaan portofolio property/ premises  (bisa berupa gedung, ruko, space office/ mall, dll) dimana setiap premises tersebut mempunyai data2 teknis yang harus terus diupdate, apalagi jika ada sewa/ ijin yang harus diperbaharui setiap kali jatuh tempo.

2. Pengelolaan Asset/ Asset Management, dalam beberapa perusahaan masuk ke dalam tanggung jawab property manager/ facility manager.
Semua inventaris perusahaan harus terdata dengan baik, lebih baik lagi jika kita mempunyai suatu asset tagging system yang berhubungan / ‘link’ terhadap sistem finance dan maintanance / perawatan barang-barang tersebut.

3.  Administrasi, hal ini melingkupi semua kegiatan surat menyurat, dan prosedur operasional dalam pengelolaan gedung tersebut. Hal ini cukup kompleks, mulai dari surat keluar/ masuk, request perbaikan dan pembelian aset, surat penawaran, SPK/PO,  form pembayaran, deposit, dan banyak hal laiinya, tergantung dari kebijakan management perusahaan tersebut dan lingkup bisnisnya.
Jika hal ini tidak jelas ataupun masih berantakan, bisa dipastikan kegiatan operasional dalam pengelolaan properti tersebut tidak akan berjalan dengan sempurna, bahkan kacau.

4. Pengelolaan database yang baik, baik itu vendor ataupun klien  sangat penting, untuk mempermudah dalam menyeleksi dan memilih vendor, apalagi jika berurusan properti yang kita kelola ada di banyak daerah/ propinsi.

5.Project, pengadaan fasilitas baru, renovasi, dan program-program perawatan bangunan.

6. Pembuatan reporting harian, mingguan, bulanan, bahkan tahunan. dengan sistem administrasi yang baik pembuatan reporting ini juga akan jauh lebih mudah.

7. Sistem yang terkordinasi dengan pihak-pihak yang terkait, seperti finance dan marketing.

Dengan begitu banyaknya adminstrasi yang harus dilakukan, sangatlah menguras tenaga jika harus dilakukan secara manual, belum lagi berapa banyak dokumen yang harus diatur? Karena itu akan jauh lebih baik jika, jika kita beralih menggunakan teknologi dan sistem IT.

Penggunaan IT Sistem tentu berhubungan dengan cost tambahan yang harus dikeluarkan untuk menciptakan sistem tersebut, tetapi jika kita cukup kreatif dan mau belajar, dengan menggunakan Microsoft Access, kita bisa menciptakan program yang bisa membantudalam operasional sehari-hari..

Contoh program yang saya buat untuk perusahaan di tempat saya bekerja, beberapa tahun yang lalu:

Mengenai sistem ini akan kita lanjutkan dalam pembahasan berikutnya…. Thanks

 

Regards,
Nugroho Adjie, ST

 

Note:
Suatu perusahaan ataupun konsultan property management yang baik harus mempunyai SOP yang jelas dan detail dalam setiap pekerjaan yang harus dilakukan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s